ברגע שמתכננים אסטרטגיה ניהולית ומשלבים טכנולוגיה חדשה, שהיא הכרחית להצלחה הניהולית של העסק, נוצר כאן מודל חדש לניהול העסק.
המודל הזה מרכיב בתוכו שינויים עסקיים מאוד קלים עד בלתי מורגשים לכל מי שמחוץ לחממה הניהולית של העסק, אבל יכולה להיות בעלת השפעה מאוד משמעותית לכל מי שבתוך העסק.
זה מתבטא בשינויים מינורים בשמות של התהליכים השונים, במבנה המערכות, וסגנון העבודה שהשתנתה עכשיו, אמנם השינוי הוא מאוד לטובה, אבל השינוי הזה דורש תרגול.
אני אביא כמה דוגמאות פרקטיות שאנחנו נתקלים בהם ביום יום שמאתגרים לקוחות בתחילת הדרך:
- מערכת אימיילים עסקית שפועלת בצורה מסונכרנת בתוך מערכת הניהול
- שינוי בעדכון תהליכי עבודה ברמה הטכנית שעד היום אולי לא עשו בכלל
- דרישה של פרטים מלקוחות בצורה שונה (כגון טופס אונליין במקום טלפוני)
אלו רק דוגמאות מינוריות, שמבטאים שינויים עמוקים במבנה מערך הניהול העסקי שהשתדרג, אבל להרבה אנשים, זה מרגיש להם שקצת הזיזו את הגבינה למקום פחות מוכר, שדורש קצת תרגול בהתחלה כדי להיות מותאמים למודל הניהולי החדש.
ועסק שלא מתרגל את המודל הניהולי החדש יכול להגיע להיתקע בצמיחה שלו.
ובעיניי, הפספוס הגדול נמצא בעובדה שהרבה בעלי עסקים חושבים שהטכנולוגיה המדהימה בפני עצמה, היא זו שתעזור לעסק להתנהל מדהים, אבל האמת היא שלא הטכנולוגיה המדהימה היא מה שמניעה את העסק להצלחה, אלא האנשים המדהימים שמפעילים אותה.
וכדי שזה יצליח, אחרי כל התכנון וההשקעה האינסופית של הטמעת מערכת בעסק, נדרש גם לתרגל את המודל הניהולי החדש.
איך מתרגלים מודל ניהולי חדש בעסק?
התשובה מתחלקת ל-2:
- מיינדסט – אם הצוות בעסק לא מוכוון לקבל מודל ניהולי חדש, אפילו שהוא נראה לכאורה מינורי, בלי הרצון וההבנה הבסיסית בצורך של למידה ותרגול של המודל החדש, שכנועים והסברים טכניים לא יעזרו כאן.
- הדרכה טכנולוגית – כן זה נשמע מובן מאליו, אבל אתם תופתעו כמה חברות לא מתמקדות בתרגול ואימון חוזר של המודל הניהולי החדש, יותר מידי מתמקדים בטכנולוגיה, ועם קללת הידע שיש לרובנו, כי אנחנו קולטים “מהר” מידי את הטכנולוגיה וחושבים שאם למדנו איפה כל כפתור נמצא לא צריך יותר מזה, אבל ההדרכה בפן הטכנולוגי המותאם למודל הניהולי החדש, היא חשובה מאוד להצלחת ההטמעה של מודל הניהול החדש.
אחד העקרונות החשובים בתרגול מודל ניהולי חדש הוא הפידבק החוזר.
מה זה ניהול הפידבק החוזר?
לפני שאסביר את עיקרון הפידבק החוזר, חשוב לי לדייק תובנה שבעולם האמיתי כנראה, הרוב יסכימו איתה, אבל קשה לרובנו להשליך את זה לתחום העסקי, במיוחד בניהול האסטרטגי של העסק.
כל גדילה טומן בחובה שינוי
זאת אומרת שהעסק לא מתנהל היום כמו שהוא התנהל לפני חצי שנה, השינויים האלו דורשים התאמה של תהליכי העבודה והכלים איתם אנחנו משתמשים בעסק. למרות שאנחנו עדיין מוכרים את אותו המוצר, עם אותו הצוות ולאותם לקוחות.
זה נקרא האבולוציה ההתפתחותית של העסק, במיוחד עם העסק עובר שדרוג בניהול מבחינה אסטרטגית, ההתפתחות יכולה להיות דרמטית, לטובה בדרך כלל.
השינוי הזה הוא לא משהו חד פעמי שקורה בעסק, אנחנו לפחות מאוד מקווים שהוא לא יהיה חד פעמי, כעסקים אנחנו מעוניינים בשינויים האלו, כי השינויים האלו מוכיחים שהעסק כאן דינאמי, חי את המציאות בשטח ויודע להגיב בהתאם, ובעיקר להשתפר בהתאם.
ובטח בשלב בו גם מוטמע טכנולוגיה ניהולית חדשה, בעקבות השינויים, ועם טכנולוגיה מתאימה, השינויים נעשים יותר ויותר דינאמיים, כי השדרוג הוא הרבה יותר מהיר.
מה המשמעות האמיתית של עסק דינאמי?
היות ועסק הוא יישות דינאמית שנתונה לשינויים, וככל שאנחנו מכניסים משתנים משמעותיים יותר, כגון תכנון אסטרטגי מדוייק, טכנולוגיה מתקדמת, שיפור והדרכה לצוות המנהל את העסק בפועל, כל המשתנים האלו יוצרים משוואה אחרת לגמרי ממה שהיא מקודם.
ואם אנחנו כעסק נבנה מנגנון אסטרטגי או טכנולוגי, שמתאים אך ורק לשלב הנוכחי של העסק, בלי לקחת בחשבון את השינויים העתידים, שבוודאי יגיעו, כי זה באמת השאיפה של בעל או בעלת העסק, שהעסקים ישתדרגו, יתפתחו, יצליחו ירוויחו יותר!
אחרת למה להשקיע?
ואם אנחנו יודעים שהשינויים האלו הולכים לקרות, הנה הנקודה החשובה ביותר בכל מה שכתבתי עד עכשיו:
לבנות מנגנון שלוקח בחשבון את כל התהליכים בעסק ולהטמיע את השינויים בפעם אחד, זה לא הדבר ההגיוני לעשות בעסק.
במילים אחרות, כשפונה אליי עסק ואומר לי “יוני, לי מאוד חשוב לעשות תהליך שדרוג עם אפיון, הטמעה, יישום וכל המערכות הנדרשות לכל העסק שלי, פעם אחד הכל ביחד” אני מבין שהוא לגמרי לא מבין את המשמעות של עסק דינאמי.
ולצערי יש כאלו שממש מתעקשים על הנושא הזה, ואני פוגש אותם אחרי שנה, שנתיים, עם אותם אתגרים בדיוק, כי הם מנסים לפתור את זה בכח ובצורה לא בריאה להתפתחות התקינה של העסק.
וזה המסר החשוב ביותר שיש לי אליכם:
עסק הוא כמו עץ – כשהוא קטן וצעיר, אתה יכול לעשות איתו מה שתרצה, שיגדל עקום, באלכסון או הפוך איך שבאלך, אבל כשהוא כבר הגיע לגודל משמעותי כלשהו, את השינויים עושים בשלבים, לא בפעם אחד.
כך גם העסק שלכם, אם הוא כבר מצליח, מוכר וגם מרוויח, ויש לכם צוות שעוזר לכם לקדם את מטרות העסק, לא לבצע שינויים ברגע אחד, זו טעות נוראית.
את העסק משדרגים שלב אחר שלב, קודם את הקומה הראשונה, אחר כך השנייה, השלישית וככה עולים, כמו שעושים תמ”א 38 לבניין קיים, אפילו שיש לך את האפשרות לבנות עוד 2 קומות מעל הבניין הקיים, לא עושים את זה, קודם עושים עבודה יסודית לחיזוק יסודות הבניין, ורק לאחר מכן שהבניין יציב, בונים על זה את הקומות מעל.
וזה הסיבה שמלכתחילה בשדרוג העסק, אנחנו לא נשקיע את כל המשאבים לשדרוג כל חלקי העסק, לא משנה מה הגודל של העסק, בין אם זה One-Men-Show של אדם אחד, או עסק של עשרות אנשים.
יש תהליך אפיון, אסטרטגיה והטמעה, תרגול מודל ניהולי חדש, הדברים האלו משפיעים מאוד על השינויים הבאים שהם צפויים להגיע לעסק.
וכאן אנחנו יכולים להבין את החשיבות של עיקרון הפידבק החוזר
עיקרון הפידבק החוזר, הוא תהליך מחזורי של התפתחות העסק.
נאמר שהעסק נמצא ברמה 1, ואנחנו רוצים להביא את העסק לרמה 10, כי שם נמצא הפוטנציאל הנכון של העסק. אנחנו כבר יודעים שאנחנו לא יכולים להביא את העסק לקפוץ 10 רמות בפעם אחד.
ולכן אנחנו מנסים להביא את העסק כמה שיותר מהר לרמה 2, שזה כולל אפיון, תכנון אסטרטגי, הטמעה ותרגול של המודל הניהולי החדש, נהדר הבאנו את העסק לרמה 2 תוך חודש, עכשיו איך עולים לרמה 3?
עם עיקרון הפידבק החוזר, אנחנו נכנסים למחזור פעילות שכולל:
- תרגול המודל הניהולי החדש
- קבלת פידבק על המודל הניהולי החדש
- מאתרים את השינויים וההתאמות הנדרשות
- מיישמים את ההתאמות בתכנית האסטרטגית ובמערכת הניהול הטכנולוגית
- מתרגלים שוב את המודל הניהולי החדש
אבל לעלות משלב 2 לשלב 3, לוקח 10% מהזמן, כי ברוב המקרים השינויים יהיו מינורים ממש.
למה זה קורה?
כי כשעושים תכנון אסטרטגי מדוייק, שלוקח בחשבון את כל העסק משלב 1 עד לשלב 10, אפילו במבט כללית, אבל תכנון כזה שיודע לקחת בחשבון את ההשלכות והדברים החשובים ביותר, המעבר בין השלבים הוא מהיר וכמעט בלתי מורגש.
אבל לא קופצים מיד משלב 1 לשלב 10, וגם לא לשלב 5.
וכאן רוב העסקים נופלים, כי זה נראה מאוד פשוט ולמה לא לעשות פשוט את כל התהליך ולגמור עם זה?
כי העסק הוא דינאמי!
וה-10% שהשתנה בגלל המודל הניהולי החדש בשלב 3, הוא לא אותו מודל ניהולי שתירגלת בשלב 5, בעקבות 5 שינויים מינורים, ועוד ה-15% שהשתנה בעסק בשלב 7, זה ממש לא אותו מודל ניהולי שתירגלת בשלב 5.
אבל אי אפשר לקפוץ שלבים! כי הם בוודאות ישתנו רק שנגיע אליהם.
כי עיקרון הפידבק החוזר בעצם מוכיח שהעסק הוא כל הזמן מתפתח, ואי אפשר לחזות מראש את כל השינויים מהשלב הראשון, לכל התהליכים בעסק, עד שלא מתרגלים את זה בשטח.
לסיכום:
מה שאני מנסה להסביר כאן, הוא תהליכים שראיתי מאות פעמים בעסקים שליווינו אותם, או עסקים שהתייעצו איתי אבל בסוף החליטו לפעול אחרת, כי חשבו שעסק זה לגו שבונים פעם אחד, במקום להבין שעסק זה עץ שגודל, ויש לו מכניזם משלו.
אבל ברגע שמבינים את האבולוציה ההתפתחותית הזאת, הרבה יותר קל וברור להבין איך להתייחס לתהליך שדרוג והתפתחות של העסק.
אני מקווה שלקחתם את המסר החשוב הזה לבניית הסיסטם בעסק שלכם, כי אני באמת מאמין ויודע שרק ככה העסקים הרציניים והגדולים מתפתחים בצורה נכונה ויעילה.
זה נראה לאט ובטוח, אבל בפועל התוצאות הם ממשיות, מהירות והכי חשוב, הנובעות מהצורך בשטח, ומתעדכנים בהתאם במהירות מפתיעה.
וזה מה שאני מאחל לכל עסק שיידע ויוכל גם ליישם זאת.
