התשובה הקצרה – תהליך אפיון אסטרטגי
התשובה המדויקת – ניתוח תהליכי הניהול בעסק, כדי לאתר את המנגנון האידיאלי איתו אנחנו רוצים לנהל את העסק, ובהתאם בניית תכנית עבודה מסודרת, שתאפשר לבנות סיסטם מדויק לניהול יעיל ואפקטיבי של העסק.
או בפשטות – תכנית עבודה ניהולית
במדריך שלפניכם, אני הולך לספר לכם בדיוק איך זה עבד אצלי על עסקים ופרויקטים שאני הובלתי, שכבר עזרו בשדרוג העסק שלהם מאות פעמים ללקוחות שלי ואחרי ששיפרתי את התהליך שוב ושוב, אם זה עבד לי, אין לי ספק שזה יכול לעבוד גם לכם.
ואחרי שתקראו את המדריך הפרקטי הזה, בו אני אגלה לכם את כל תהליך העבודה שלי, שלב אחר שלב, שום דבר כבר לא יעצור אתכם משדרוג העסק שלכם כבר היום!
לפני שנתחיל, אני רוצה שנענה קודם על השאלה הבסיסית יותר:
למה בכלל צריך תכנית עבודה ניהולית לשדרוג העסק?
אפשר פשוט להתחיל לעבוד על שדרוג העסק ולחסוך הרבה זמן יקר, לא ככה?
טעות!
כבר הסברתי בהרחבה במדריך אחר על ההבדל המשמעותי בין עסק שיש לו מערכת ניהולית מאורגנת לעסק שאין לו.
מצד אחד – כמה מערכת ניהולית מאורגנת משפיע על יכולת הצמיחה של העסק.
ומהצד השני – התהליך להגיע למערכת ניהולית מאורגנת בעסק, דורש מבעל העסק ממש להשקיע בתהליך, זה רחוק מאוד מלהיות משהו בסגנון של “שלם וקח”, זה יותר דומה לניתוח לב פתוח לעסק, שצריך לדעת איך להתכונן הרבה מאוד לפני הניתוח, במהלך התהליך עצמו, ואיך מתמודדים גם לאחר סיום התהליך לטווח הקרוב והרחוק כדי להגיע לתוצאות מעולות.
והאמת היא – שיש כאן יותר מידי דברים שצריך לדעת, לפני שמקבלים את ההחלטה.
ולכן האתגר המשמעותי ביותר לדעתי, הוא היכולת לקבל את ההחלטה הנכונה, האם זה נכון בשביל העסק, כמה משתלם להיכנס לתהליך ולמה כדאי לעבור את התהליך הזה עכשיו או בכלל?
כדי לקבל החלטה מושכלת, צריך מידע, הרבה מאוד מידע.
ככל שיהיו לנו נתונים, יהיה לנו קל לקבל את ההחלטה.
וככל שנצליח לארגן את כל המידע הנדרש, באופן מסודר, מפורט וברור יותר, כך יהיה לנו קל ובטוח יותר לקבל החלטה בצורה מושכלת ונכונה, שאנחנו נהיה בטוחים ב100%, שההחלטה הזאת באמת משרתת את הצלחת העסק שלנו.
זה כמו מסחר בשוק ההון, יש הרבה סוחרים ש”משחקים” עם הכסף שלהם ושל אחרים במניות, ומאשימים את תנודות השוק לטוב ולמוטב, הכל בהתאם לתוצאה, לעומת זאת יש סוחרים מומחים שעובדים בשוק ההון כי זה המקצוע שלהם, זה תחום ה-מומחיות שלהם, והם עובדים על בסיס נתונים ולא רק תחושות בטן, להם יש את כל המידע הנכון והמדויק איך לקבל את ההחלטות הנכונות ובביטחון גמור, וככה הם מצליחים לבצע עסקאות באמת מוצלחות ללקוחות שלהם.
לכן המשוואה היא, ידע = כח!
כי כשאנחנו יודעים לקבל החלטות נכונות, אנחנו יכולים לקדם את העסק שלנו בהצלחה ולהרוויח יותר.
וברגע שיש לנו ידע מאורגן שמבוסס על תכנית עבודה ניהולית מדויקת, זה מקנה לנו עוצמת שליטה שמעולם לא היה לנו לפני כן בעסק.
וזה בדיוק מה שהתכנית עבודה ניהולית נותנת לבעל העסק – כח.
כח לקבל את ההחלטות הנכונות, בין אם יש צורך לשדרג, או דווקא לא לעשות את זה עכשיו, זה הכח שמאפשר לעסק לנוע ולהתפתח.
ואת הכח הזה אני רוצה לתת לך היום!
אז בואו נתחיל.
כדי לבנות תכנית עבודה ניהולית, אני תמיד עושה שלב מקדים של ניתוח של הנתונים שיש לנו בעסק, שעל בסיסו אני בונה את תכנית העבודה, זה כמו לבנות את הווייז לכוון את העסק לכיוון הנכון והמדויק, שיאפשר לנו להביא את העסק לאן אנחנו רוצים להגיע איתו, אנחנו צריכים קודם לפתוח את המפה, לציין נקודת ציון להתחלה ונקודת ציון לסיום האידיאלי, וכל זה צריך להיות כפוף לחוקיות ותנאי הדרך המתאפשרים ב”מפה” של העסק שלנו.
תהליך בניית ה”מפה” של העסק נקרא תהליך אפיון אסטרטגי, לאחר תהליך האפיון, אנחנו נבנה על בסיסו את תכנית העבודה, וזה בדיוק מה שנלמד לעשות עכשיו.
איך עושים תהליך אפיון אסטרטגי לעסק?
היישום בפועל של תהליך האפיון מתבצע ב-4 שלבים בסדר היררכי, אחד אחרי השני:
- הגדרת סדר פעולות ברמת העסק
בשלב הראשוני של תהליך האפיון אנחנו רוצים להבין קודם כל את התהליכים ברמה כללית שיש בתוך העסק, על מנת שנוכל לאחר מכן לדעת אלו תהליכים אנחנו מעוניינים לשדרג. מה שבפועל אנחנו עושים, הוא דבר שלכאורה הוא מאוד פשוט ואף מתבקש – להגדיר בצורה ברורה את כל סדר הפעולות שיש לנו בעסק שלב אחר שלב. אבל תופתעו כמה בעלי עסקים בכלל לא חושבים לעשות את זה, דווקא בגלל שזה נראה כל כך פשוט, במונח המקצועי קוראים לזה ” קללת הידע”, שאנחנו נוטים להתעלם מנתונים שנראים כל כך מובנים מאליהם, למרות שלפעמים דווקא אותם נתונים יכולים לעזור לנו, וזה בדיוק מה שאנחנו עושים כאן.
- כתיבת תהליכי העבודה ברמה הטכנית
השלב הבא הוא לכתוב את כל התהליכים בדיוק כמו שכתבנו בהגדרה של סדר הפעולות, רק במקום לכתוב רק סדר פעולות, נכתוב גם את תהליך הביצוע שלהם מצד הלקוח, ומה המסע שהוא עובר מתחילה ועד סוף, בכל המערכות הקיימות בעסק.
- כתיבת היררכיה למבנה העסק של המוצרים, עובדים, לקוחות.
אילו מוצרים יש בעסק, ואיך תהליכי העבודה שכתבנו מתחברים לכל מוצר. מה התפקידים הקיימים בעסק, ואיך התפקידים משתלבים לתוך תהליכי העבודה עם המוצרים השונים. ברגע שנראה מול העיניים מי אחראי ועל מה בתוך סדר הפעולות, נוכל להבין בצורה מאוד מדויקת מה הלקוחות עוברים בתהליך שלהם בתוך העסק.
(דוגמא למוצר עם תהליך חלקי, ומוצר אחר עם תהליך ארוך יותר בתוך העסק)
- מיפוי ויזואלי לתהליכים
זה השלב בו אנחנו מתחילים לראות איך העסק שלנו מקבל מבנה מאוד דומה למפה ממש. כי בשלבים הראשונים של האפיון, אנחנו סיכמנו בכתב את כל התהליכים בעסק, ונוצרו לנו עכשיו הרבה רשימות וטקסטים מסודרים, אבל לא רואים את ההיררכיה מול העיניים. לכן אנחנו לוקחים את כל המידע שנצבר בטקסט והופכים את זה לתרשים זרימה ויזואלי שמאפשר לנו לצפות בכל התהליכים לפי היררכיה מאוד ברורה לתהליכים, והמוצרים השונים בעסק. בשלב הזה כבר יהיה לנו מעין מפה שאנחנו יכולים לנווט בקלות בין כל התהליכים בעסק ולהבין אותם בקלות רבה יותר. לשלב הזה יש שם מקצועי, והוא נקרא מיפוי, שלב המיפוי הויזואלי באפיון.
דוגמא לסוג של מיפוי ויזואלי לעסק
אני יודע שזה יכול להישמע הרבה שיעורי בית, אבל זה בדיוק הסיבה למה בעיניי רוב בעלי העסקים לא מצליחים להתקדם בצורה מספיק משמעותית בעסק, כי אין להם את הכלים הנכונים לקבל את ההחלטות הנכונות, אבל אתה תצליח יותר מהאחרים, כי אני מביא לך פה את הידע הפרקטי והמעשי, איך אני עושה את זה, ואיך עזרתי לשדרג מאות עסקים בשיטה הזו שהביאה לי וללקוחות שלי את כל הידע שצריך כדי לשדרג את העסק.
אבל רגע, זה רק השלב הראשון, השלב השני הוא בניית תכנית עבודה ניהולית.
איך אני בונה תכנית עבודה ניהולית ללקוחות שלי?
באותו מסמך בו התחלתי לכתוב את תהליך האפיון, אני ממשיך עם כתיבת תכנית העבודה לפי הסדר הבא:
- הגדרת צרכים לעסק
בשלב הראשון, מגדירים מה בדיוק מטרת השדרוג בעסק, היעד אליו העסק שואף להגיע? למה העסק נמצא במצב בו הוא צריך שדרוג? מה לא מספיק טוב במצב הנוכחי? האם זה בגלל שיש עומס של לקוחות? או שנדרש להגיע ליעד מכירות גדול יותר? יש מלאי שחייב להימכר? או הכל ביחד? זה יהיה הכותרת של התכנית, בו נכתוב את ה-למה. למה אנחנו בכלל רוצים לשדרג תהליך כלשהו בעסק, או את כל העסק.
- סיכום המשאבים והכלים הקיימים בעסק
בשלב הבא נסכם במסמך את כל המשאבים והכלים הקיימים ברשותנו כעסק, בהם אנחנו משתמשים כדי לנהל ולתפעל את העסק, כמות עובדים, תפקידים, אילו תוכנות ושירותים העסק משתמש כדי להתנהל, כל משאב גם אם הוא קטן וכמעט לא נחשב, אבל שנמצא בתוך התהליך של ניהול העסק, או התהליך הרלוונטי, צריך להיות בתוך המסמך.
הערה חשובה: 2 השלבים הבאים נראים מאוד דומים לתהליך האפיון, אבל ההבדל המרכזי הוא בהתייחסות, בתהליך האפיון התייחסנו רק לתהליך בו הלקוחות עוברים בעסק, בתכנית עבודה, אנחנו מתמקדים במבנה התכנוני והפרטני יותר עם התייחסות למבנה של העסק, ולאו דווקא תהליך הלקוח בלבד, כפי שנראה בהמשך. ולמרות הכפילות של התהליך, זה חשוב לרכז את המידע שוב לפי השלבים האלו של תכנית העבודה בנפרד.
- ריכוז התהליכים והשירותים שיש בעסק
עכשיו שכבר כתוב לנו כל המשאבים של העסק, נסדר אותם כמו פאזל, ונחבר אותם בהתאם לתהליכים בהם העסק פועל, מהרגע שמתבצע השלב הראשון ועד האחרון בתהליך אחד ארוך, ונכלול את כל השלבים והפעולות לפרטי פרטים, כך שנקבל תמונה מלאה ופרטנית של התהליך בעסק בצורה ברורה.
- סידור לפי סדר היררכי של התהליכים
אחרי שריכזנו את כל התהליכים, נחלק את התהליכים לשלבים נפרדים וניתן מספר לכל שלב לפי החשיבות והסדר שלו, מה שהכי חשוב יהיה השלב הראשון, ואחריו כל השלבים 2,3 וכו’, וכך כל התהליכים יהיו מאוד מסודרים בצורה שקל להבין את התהליך המלא של העסק ב”חתיכות” קטנות יותר.
- איתור תקלות ועיכובים בתהליכי העסק
המטרה כרגע היא לאתר את התקלות והבעיות ש”תוקעות” או מעכבות את העסק מלעבוד בצורה זורמת יותר, היות ופיצלנו את שלבי העבודה בעסק, הרבה יותר קל להסתכל על כל “שלב” בנפרד, ולנתח את הפעילויות המתרחשות באותו שלב כדי לבחון אם יש משהו שמעכב את העסק באותו שלב ספציפי, ובכך להשים את האצבע כדי שנדע באלו אתגרים אנחנו צריכים להתמקד כדי למצוא עבורם את המענה המתאים.
- העלאת פתרונות פוטנציאליים
לכל “תקלה” שאיתרנו, ננסה לכתוב לפחות פתרון אפשרי אחד, תמיד נעדיף לחפש יותר מפתרון אחד לכל “תקלה” בעסק, בטח אם מדובר בתקלה משמעותית, כי בשלב הביצוע אנחנו עלולים לגלות שפתרון אחד לא תמיד יכול להתבצע בגלל מגבלות טכניים, ולכן ההמלצה היא להיות מוכן מראש לתרחיש שכזה, ולחשוב על כמה פתרונות אפשריים שיהיו במסמך.
- אבחון הכלים לפתרונות
ברגע שאנחנו כבר יודעים אילו פתרונות יכולים להיות רלוונטיים לפתירת ה”תקלות” שעוצרות את העסק להשתדרג, זה השלב בו אנחנו נעלה על הכתב רשימה של כלים או שירותים אפשריים שיכולים לעזור לנו במתן מענה לכל תהליכי העסק שאנחנו מעוניינים לפתור ולשדרג. הרשימה יכולה לכלול כלי או שניים ויכול גם לכלול רשימה של 10-15 כלים שונים, הכל תלוי בסוג הבעיה והפתרונות האפשריים שהעלינו כדי לפתור אותם.
- החלטה על דרך פעולה
ברגע שסיימנו לכתוב את כל התהליך לפתרונות אפשריים והכלים שיכולים להיות רלוונטיים, כאן אנחנו צריכים להחליט מהי הדרך פעולה המתאימה ביותר כדי לבצע את תהליך השדרוג בעסק.
- כתיבת משימות פרטניות
אפשר לומר שזה אחד השלבים החשובים ביותר, לאחר שהחלטנו על דרך הפעולה המתאים ביותר, כרגע אנחנו רוצים להוריד את כל הפתרונות לרשימת משימות מסודרת עם הערכת זמן לביצוע כל משימה, רק כך נוכל להבין בצורה ברורה יותר את היקף הפרויקט ולהבין טוב יותר מה באמת נדרש כדי להביא את הפרויקט לשלימותו.
- הערכת לו”ז לביצוע כדי לקחת בחשבון שינויים והתאמות לעסק
ברגע שיש לנו רשימת משימות מסודרת לביצוע תהליך השדרוג בעסק, אנחנו יכולים לראות מה נדרש כדי ליישם עבור כל משימה, כמה זמן זה יכול לקחת, אילו הערכות תקציב או משאבים ושירותים נצטרך להעמיד למילוי המשימה ולהתאים את כל המשאבים הנדרשים בצורה יעילה.
- ביצוע התאמות לתהליך
זהו השלב שנדרש להתאים את העסק או כל הגורמים בתהליך בעסק שנדרש לשדרג ולהכין אותו לשלב הביצוע כדי למנוע הפתעות או אי נעימויות שיכולים להגיע בעקבות השינויים שתיכף יתבצעו בתהליך הביצוע של האפיון.
כל המסמך שנוצר מכל המידע שהעלינו כאן לפי השלבים הללו, הוא בפועל התכנית עבודה ניהולית מאורגן ומסודר, בצורה מאוד ברורה שמאפשרת לקחת אותנו אל השלב הבא, היישום עצמו של שדרוג הטכנולוגי להתנהלות העסק.
אחרי שביצענו תהליך אפיון אסטרטגי ובניית תכנית עבודה מסודרת, אנחנו יכולים לשקול את כל ההיבטים והמשמעויות השונות שרלוונטיים לעסק, כדי לבחון האם כדאי לנו ללכת על התהליך.
אבל יותר חשוב מזה, אחרי שהתכנית עבודה ניהולית שלנו מוכנה, אנחנו קודם כל מבינים שאין פה שחור ולבן, לא מדובר כאן בהחלטה של כן או לא, אלא יש לנו הרבה מאוד פרטים שאנחנו יכולים לקבל החלטה עם כמה להעמיק בתהליך, ואלו שלבים כן לבצע, והאם לעשות משהו חלקי, או מקיף יותר.
בעזרת תכנית עבודה ניהולית, אנחנו מתחילים לפתח שפה יותר מקצועית, שפה שמאפשרת לנו להיכנס יותר לדקויות של תהליך השדרוג ולקבל החלטות על נקודות פרטניות.
וזה בדיוק מה שמאפשר לנו לקבל את ההחלטה, כי המטרה היא לא בהכרח לקבל החלטה אם כן לעשות שדרוג, או לא לעשות שדרוג, אלא איך לעשות את תהליך השדרוג הניהולי בעסק, באופן כזה שיתאים לשלב בו העסק נמצא.
אחד מהלקוחות שלנו בעבר, עשינו ביחד תהליך אפיון אסטרטגי, וגם בנינו ביחד תכנית עבודה ניהולית מאוד פרטנית, ועם השלמת תכנית העבודה הוא יכל לראות בצורה מאוד ברורה, שבאותה נקודה בו העסק שלו נמצא, לא מתאים לבצע שדרוג לעסק, אבל לאחר חצי שנה הוא התקשר ובישר לי שעכשיו הגיע הזמן. גם זה יכול לקרות.
ולדעתי לא רק שזה גם אופציה, אלא זה המציאות האידיאלית, שכל בעל עסק יוכל לדעת בדיוק איפה העסק שלו עומד מבחינת ההתנהלות שלו, ומה נדרש באמת בשביל לשדרג את העסק, כדי שהוא יוכל להכין את עצמו לבאות, במידה ועכשיו זה לא מתאים, הוא לפחות יוכל לדעת מתי זה השלב שכן מתאים.
ואם העסק כן צריך עכשיו את השדרוג, הוא יהיה הרבה יותר חכם לדעת איך ובאיזה רמה לבצע את התהליך.
על זה מבוסס כל השיטה של הייבריד ביזנס שפיתחתי לשדרוג טכנולוגי להתנהלות העסק, וככה אנחנו עובדים עם לקוחות.
אני באופן אישי חושב שהשאלה האמיתית כאן היא לא האם העסק שלי מתאים כרגע לשדרוג טכנולוגי, אלא האם אני מבין מספיק מה קורה בעסק ואיך בדיוק, ברמת המשימות, ברמת התקציב, ברמת המשאבים, ברמת המוכנות האופרטיבית, ואפילו המוכנות הנפשית, האם אני מבין את כל הדברים האלו שמשפיעים בצורה ישירה על היכולת של העסק שלי לצמוח.
כי אם אין לנו את היכולת לענות על השאלה הזו, אנחנו גם לא יכולים לענות על השאלה איך אנחנו גורמים או עוזרים לעסק באמת לצמוח, וככל הנראה אנחנו מסתמכים על ניסים שלא כדרך הטבע, או פשוט “משחקים” כמו אותם סוחרים בשוק ההון שמשחקים בכסף שלהם או של אחרים, אנחנו רק עושים את זה בהבלעה.
רק היחיד שסובל מזה בסוף הוא בעל העסק, וחבל.
לכן חשוב לי לתת לך את כל המידע כדי שתדע איך אני עושה תהליכי אפיון אסטרטגיים, איך אני בונה תכניות עבודה ניהוליות ללקוחות, ואיך אני עוזר ללקוחות שלי לקבל החלטות מושכלות לשדרוג העסק שלהם, שגם אתה תוכל לעשות את אותו הדבר בדיוק.
עד כאן להיום,
המון הצלחה!
